23.Oktober 2020

Großprojekt Urlaubsvertretung

Zwischen einer neuen Abteilung, einem neuen System und vielen neuen Erfahrungen.

In diesem Beitrag erzähle ich euch ein wenig über das vergangene halbe Jahr und meinen Tagesablauf im Einkauf zwischen Bestellungen, Rechnungen und Telefonaten mit Lieferanten und Kollegen.

Mitte April hieß es für mich – Abteilungswechsel in den Einkauf. Natürlich wurde ich nicht einfach ins kalte Wasser geschmissen, sondern wurde langsam an meine neue Aufgabe, die Urlaubsvertretung, herangeführt.

Zuvor wurde ich vom Einkaufsleiter gefragt, ob ich mir diese große Aufgabe „Urlaubsvertretung“ mit all der Verantwortung überhaupt zutrauen würde und er sicherte mir zudem zu, dass ich nicht allein gelassen werde. Ich sagte ihm zu und somit begann ein spannendes Kapitel meiner Ausbildung.

Ich sollte nämlich die Urlaubsvertretung für die Kollegin aus der Einkaufsabteilung des ehemaligen D+H Tochterunternehmens BlueKit Factory GmbH übernehmen. Da der BlueKit-Einkauf nur mit einer Person besetzt ist, musste ich schnell und optimal angelernt werden. Für mich war das ein Start bei null, weil nicht nur die Abteilung und die Inhalte, sondern auch das ERP-System für mich Neuland waren.

Das Unternehmen BlueKit wurde mittlerweile komplett in die D+H Gruppe integriert, aber Bluekit arbeitete bisher mit dem ERP-System proALPHA, während D+H bereits seit einigen Jahren auf SAP umgestellt hat.

Die erste Welle

Nach rund 7 Wochen vertrat ich meine Kollegin das erste Mal für eine Woche. Innerhalb dieser Zeit wurde mir, trotz der 2 Tage Schule jede Woche, viel gezeigt und beigebracht. Natürlich konnte ich bei Fragen auch stets auf andere Kollegen zugehen, jedoch war das dann für spezielle Einkaufsthemen schwierig eine konkrete Antwort zu kriegen. Vielmehr wurde mir ein Weg aufgezeigt, wie ich die Lösung herausfinden konnte.

Die zweite Welle

Anfang September war es dann soweit. Meine Kollegin machte sich bereit für Ihren dreiwöchigen Urlaub und ich bereitete mich auf die Bewältigung des Tagesgeschäftes in Ihrer Abwesenheit vor. Natürlich konnte sie mir nicht alle theoretisch auftretende Fälle zeigen und wie es dann immer so ist, traten diese Fälle genau in dieser Zeit ein. Doch wusste ich inzwischen schon, wo ich suchen muss, damit ich auch diese Fälle bewältigen kann. Die drei Wochen verflogen wie im Flug, da ich viel zu tun und Spaß an der Arbeit im Einkauf hatte.

Alles hat ein Ende

Jetzt blicke ich zufrieden auf diese Zeit zurück und finde, dass ich das Tagesgeschäft und all die aufgetretenen Herausforderungen gut gemeistert habe. Außerdem konnte ich umfangreiche Erfahrungen sammeln, da ich viel Verantwortung getragen habe. Ich kann sagen, dass ich echt froh bin, dass ich mich getraut habe und nicht aufgegeben habe, wenn es mal stressig und schwierig wurde.

Nach der Urlaubsvertretung geht es für mich aber noch weiter im Einkauf, da nun die Verschmelzung der BlueKit Factory GmbH auf die D+H Mechatronic AG umgesetzt wird. Das bedeutet für den Einkauf zum Beispiel Inventur und Übernahme der offenen Bestellungen in SAP. Dies könnt Ihr aber in einem anderen Beitrag lesen.